Employer ses premiers collaborateurs à Genève

Engager son premier employé à Genève : par où commencer ?

Engager un premier collaborateur est une étape importante pour une entreprise. C'est aussi le moment où les obligations administratives se multiplient : assurances sociales, impôt à la source, décomptes mensuels et annuels. Une erreur au départ peut coûter cher plusieurs années plus tard, lors d'un contrôle.

Ce guide s'adresse aux indépendants et aux PME genevoises qui engagent leurs premiers employés. Il résume ce qu'il faut faire avant l'embauche, les affiliations obligatoires avec les taux 2026 et les erreurs que nous voyons le plus souvent.

Avant l'embauche : contrat, salaire et permis

• Le contrat de travail. Un contrat oral est valable, mais un contrat écrit vous protège en cas de litige. Il doit préciser au minimum la fonction, le salaire, le temps de travail, la date de début et la période d'essai. Sans contrat écrit, vous devez de toute façon informer l'employé par écrit de ces éléments dans le mois qui suit son entrée en fonction.
• La période d'essai. Sauf accord contraire, elle dure un mois. Elle peut aller jusqu'à trois mois si elle est prévue par écrit.
• Le salaire minimum genevois. En 2026, aucun salaire ne peut être inférieur à CHF 24.59 brut de l'heure (CHF 24.73 dès 2027), sauf exceptions (apprentis, stages avec convention de formation). Si votre branche est soumise à une convention collective (CCT), son minimum s'applique s'il est plus élevé.
• Les vacances. Au minimum quatre semaines par année, et cinq pour les employés de moins de 20 ans. Certaines CCT prévoient davantage.
• Le permis de travail. Les ressortissants de l'UE et de l'AELE peuvent travailler après une simple annonce ou demande de permis. Pour les autres nationalités, l'autorisation est soumise à des conditions strictes et doit être obtenue avant le début du travail. Ne laissez jamais quelqu'un commencer sans autorisation valable : l'amende vise l'employeur.

Les affiliations obligatoires et les taux 2026

Dès le premier employé, vous devez vous affilier comme employeur auprès des assurances sociales. La plupart des cotisations sont partagées entre l'employeur et l'employé : vous les retenez sur le salaire, puis vous versez la part de l'employé et la vôtre.

Sans assurance perte de gain maladie, c'est vous qui devez continuer à payer le salaire d'un employé malade pendant une durée limitée, qui augmente avec ses années de service. Pour une petite entreprise, une longue maladie peut vite devenir un problème de trésorerie.

Votre nouvel employé n'a pas de carte AVS ? Si vous êtes affilié à l'OCAS (la caisse cantonale genevoise de compensation), vous pouvez la commander pour lui en ligne. Nous vous montrons la démarche pas à pas dans cette vidéo :

L'impôt à la source : une responsabilité de l'employeur

Si vous engagez une personne de nationalité étrangère sans permis C (par exemple un permis B ou un frontalier avec un permis G), vous devez retenir l'impôt directement sur son salaire.

• Vous vous annoncez comme débiteur de l'impôt à la source auprès de l'administration fiscale genevoise.
• Vous appliquez le bon barème, selon la situation familiale de l'employé : célibataire, marié, enfants, revenu du conjoint.
• Vous versez l'impôt retenu à l'administration selon le calendrier fixé et remettez à l'employé une attestation-quittance en fin d'année.

Attention : si vous oubliez de retenir l'impôt ou appliquez un mauvais barème, c'est vous, l'employeur, qui devez payer la différence. Pensez aussi à mettre à jour le barème à chaque changement de situation de l'employé : mariage, naissance, divorce.

Chaque mois et chaque année : le calendrier de l'employeur

Chaque mois

• Calculer le salaire et remettre une fiche de salaire détaillée : salaire brut, chaque déduction, salaire net, allocations familiales.
• Payer le salaire à la date prévue au contrat, en général à la fin du mois.
• Verser l'impôt à la source retenu, si vous avez des employés concernés.
• Payer les acomptes de cotisations facturés par la caisse de compensation et les autres assurances.

Chaque début d'année

• Déclarer les salaires de l'année écoulée à la caisse de compensation AVS, à l'assureur LAA et à la caisse de pension, au plus tard fin janvier.
• Remettre à chaque employé son certificat de salaire, dont il a besoin pour sa déclaration d'impôts.
• Remettre l'attestation-quittance aux employés imposés à la source.
• Annoncer à la caisse de compensation l'estimation de la masse salariale de l'année, pour ajuster les acomptes.

Un logiciel de salaires ou une fiduciaire vous évite la plupart des erreurs de calcul, surtout pour les taux qui changent chaque année.

Les erreurs qui coûtent cher à l'employeur

• Ne pas s'affilier à temps. La caisse de compensation réclame les cotisations rétroactivement, sur cinq ans, avec des intérêts moratoires, et l'employeur ne peut souvent plus récupérer la part de l'employé. Pour la LPP, un retard d'affiliation de plus de six mois coûte au minimum CHF 500 d'amende par employé.
• Oublier la CCT de sa branche. Construction, nettoyage, sécurité, hôtellerie-restauration : beaucoup de CCT sont obligatoires pour toutes les entreprises du secteur, même non membres d'une association patronale. Les commissions paritaires contrôlent les salaires et peuvent infliger des amendes.
• Payer en dessous du salaire minimum genevois ou de la CCT, même pour un emploi à temps partiel ou un « coup de main ».
• Travailler sans contrat écrit. En cas de litige sur les heures, les vacances ou le salaire, c'est souvent la parole de l'employé qui compte.
• Ne pas enregistrer le temps de travail. La loi impose de conserver un relevé des heures. Sans lui, vous ne pourrez pas contester une réclamation d'heures supplémentaires.
• Négliger l'assurance perte de gain maladie. Une longue absence peut coûter plusieurs mois de salaire sans aucune prestation en face.
• Se tromper sur le statut d'indépendant. Un « indépendant » qui travaille uniquement pour vous, avec vos horaires et votre matériel, peut être requalifié en salarié par l'AVS. Vous devrez alors payer les cotisations des années passées.
• Engager un stagiaire sans convention de stage. À Genève, un stage payé en dessous du salaire minimum n'est admis que s'il s'inscrit dans une formation, avec une convention signée avec l'établissement de formation. Sans cette convention, le stage est considéré comme illégal et l'employeur doit verser rétroactivement la différence avec le salaire minimum genevois.

Questions fréquentes

Combien coûte un employé en plus de son salaire ? Comptez en général entre 13 % et 20 % du salaire brut en charges patronales, selon la caisse de pension, l'assurance accidents, la perte de gain et la CCT applicable.

Dois-je assurer un employé qui travaille quelques heures par semaine ? Oui pour l'AVS, l'assurance chômage et l'assurance accidents professionnels, dès le premier franc. La LPP n'est obligatoire qu'à partir de CHF 22'680 de salaire annuel, et les accidents non professionnels à partir de 8 heures par semaine.

Puis-je engager un frontalier ? Oui. Il lui faut un permis G, vous retenez l'impôt à la source et il est assuré aux assurances sociales suisses comme les autres employés, sauf exceptions s'il travaille aussi en France.

Déléguez la gestion de vos salaires

RM Solutions s'occupe des affiliations, des fiches de salaire, de l'impôt à la source, des déclarations annuelles et des certificats de salaire. Nous vérifions aussi que vos salaires respectent le salaire minimum genevois et la CCT de votre branche. Nous vous recevons en français, anglais, espagnol, italien et portugais.